Đóng ngày phần mềm khách sạn? vì sao phải đóng ngày?

Khách sạn, nhà hang, resort, villa, apartment ứng dụng rất nhiều phần mềm để quản lý như phần mềm quản lý khách sạn FO, phần mềm quản lý nhà hàng POS, phần mềm kế toàn BO, phần mềm nhận sự HR, phần mềm tổng đài PBX. Nhưng tất cả các phần mềm này, không phải phần mềm nào cũng phải làm thao tác đóng ngày. Chỉ có phần mềm khách sạn FO và phần mềm nhà hàng POS là phải thao tác đóng ngày – Night Autdit, sau đây STARVIETNAM.NET sẽ giúp chúng ta tìm hiểu công dụng của việc đóng ngày trên phần mềm khách sạn FO – Night Audit:

  1. Đóng ngày phần mềm khách sạn là gì?

Đóng ngày – Night Autdit là công việc mà nhân viên lễ tân ca đêm thực hiện sau 12 giờ đêm khi tất cả các công việc của ngày hôm trước đã hoàn thành và chỉ được thực hiện 1 lần trong ngày.

2. Vì sao phải đóng ngày phần mềm khách sạn? thao tác đóng ngày như thế nào là tốt nhất cho việc quản lý khách sạn?

2.1 Đóng ngày – Night Audit nhằm mục đích chốt doanh thu khách sạn của ngày hôm trước, mọi doanh thu tiền phòng, tiền dịch vụ khác, tiền thanh toán của ngày hôm trước không còn liên quan đến ngày hôm sau giúp chúng ta quản lý doanh thu tiền phòng, doanh thu dịch vụ khác, thanh toán từng ngày chính xác. Giúp nhà quản lý quản lý trên báo cáo dễ ràng hơn.

2.2. Để có báo cáo doanh thu chính xác thì việc phần mềm thiết kế thao tác “đóng ngày” như thế nào là tốt cho công việc quản lý?

  •  Phần mềm thiết kế thao tác đóng ngày là phải do nhân viên lễ tân ca đêm thực hiện sau 12 giờ đêm thì tốt cho việc quản lý và doanh thu chính xác. Trước khi nhân viên lễ tân ca đêm thực hiện thao tác đóng ngày, phần mềm sẽ cảnh báo một số thông tin trong ngày của nhân viên lễ tân chưa hoàn thành như: Danh sách khách dự kiến checkout nhưng chưa checkout. Nếu nhân viên lễ tân trong các ca trước quên chưa checkout thì nhân viên lễ tân ca đêm phải checkout, hoặc gia hạn cho khách đó nếu khách có nhu cầu ở thêm; Danh sách khách đăng ký (Reservation) nhưng không đến. Nếu khách không đến thì lễ tân phải hủy đăng ký của khách và ghi lý do khách hủy, nếu khách có đến nhưng lễ tân ca trước quên chưa checkin thì lễ tân ca đêm phải làm thủ tục checkin, tương tư đối với khách đoàn….Và nhiều lỗi sai khác khi lễ tân ca đêm thực hiện “đóng ngày” cần phải giải quyết.
  • Phần mềm thiết kế thao tác đóng ngày đươc thực hiện hoàn toàn do phần mềm mặc định sẵn đúng vào 12h đêm phần mềm tự động nhảy sang ngày mới. Việc phần mềm tự động nhảy sang ngày mới sẽ là tiện cho nhân viên lễ tân ca đêm nếu tất cả nhân viên trong ngay làm việc hoàn toàn chính xác, không sảy ra sai sót nào cần cảnh bảo. Còn nếu nhân viên lễ tân trong tất cả các ca lỡ quên checkin khách, quên checkout khách thì sẽ gặp một số vẫn đề rắc rối gặp phải: quên chưa checkin cho khách, quên chưa checkout khách, quên chưa hủy khách, quên chưa gia hạn cho khách….Việc quên này sẽ làm khó các nhà quản, buộc quản lý, chủ đầu tư phải phân quyên cho nhân viên được phép thực hiện các giao dịch trong quá khứ. Mà việc nhân viên được thực hiên các giao dịch trong quá khứ (sửa, xóa giao dịch) là điều tối kỵ trong việc quản lý khách sạn.

Để đầu tư kinh doanh khách sạn, resort, căn hộ thì cần một khoản đầu tư lớn từ các chủ đầu tư. Việc một khách sạn nhỏ hay lớn hiện này thì cũng có rất nhiều chủ đầu tư. Việc đảm bảo doanh thu hoàn toàn chính xác là rất cần thiết. Phần mềm quản lý tốt là phần mềm dù quyền tài khoản cấp cao nhất (admin) thì cũng không được phép sửa, xóa những giao dịch đã được checkout qua 1 ngày (đã “đóng ngày”). Khi khách đã checkout có nghĩa là khách đã ký bảo hóa đơn thanh toán và đã xác nhận với khách sạn về khoản thanh toán đó của khách. Nếu có sai xót cần hủy checkout thì cũng chỉ thực hiện khi chưa “đóng ngày”. Phần mềm quản lý tốt là phần mềm chỉ nên cho phép nhân viên nếu có làm sai thì đối trừ khoản sai đó nhưng vẫn giữ lại giao dịch đối trừ để quản lý việc nhập sai, làm sai và đối với quyền tài khoản admin thì cũng chỉ được phép xóa giao dịch với khách chưa checkout. Như vây, mới có thể đảm bảo quyền lợi doanh thu của các chủ đầu tư khách sạn, resort, căn hộ, nhà hàng là ngay nhau.

(Theo starvietnam.net)

Bí quyết kinh doanh khách sạn mùa thấp điểm

PHẦN MỀM QUAN LÝ KHÁCH SẠN ONLINE STAR (dành cho khách sạn 1-3 sao, đăng ký dùng thử miễn phí 30 ngày)

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN -RESORT-APARTMENT MEMO (dành cho khách sạn 3-5 sao)