1. Sự cần thiết của phần mềm quản lý tổng đài điện thoại online– STAR PBX
Thực tiễn khi áp dụng phần mềm quản lý khách sạn – resort, người sử dụng thường ít quan tâm đến việc sử dụng phần mềm tổng đài điện thoại. Sở dĩ như vậy là vì :
- Phần mềm tổng đài điện thoại tính cước cuộc gọi hoàn toàn tự động và tự động kết nối với phần mềm khách sạn.
- Khách lưu trú ngày càng ít sử dụng điện thoại bàn trong phòng để gọi điện ra ngoài.
- Một số khách sạn – resort chỉ cho phép sử dụng điện thoại trong phòng để gọi nội bộ (gọi lễ tân), không cho phép gọi ra ngoài. Trong trường hợp này, khách sạn không cần thiết phải sử dụng phần mềm tổng đài điện thoại.
Tuy nhiên, đối với khách sạn – resort cho phép khách lưu trú sử dụng điện thoại gọi ra ngoài thì việc sử dụng phần mềm tổng đài điện thoại là cần thiết :
- Khách phòng kết thúc cuộc gọi ra ngoài thì cần phải phát sinh 1 khoản thu đối với khách hàng, đó chính là cước phí cuộc gọi của khách. Nếu không tính được khoản cước phí này sẽ làm giảm doanh thu của khách sạn; nếu tổng hợp 1 tháng thì khoản doanh thu này cũng không phải là ít.
- Một số khách sạn – resort khi lắp đặt tổng đài thường mua hoặc được miễn phí 01 phần mềm tính cước của đơn vị cung cấp tổng đài.
Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng phần mềm này mà không sử dụng phần mềm tổng đài điện thoại STAR PBX thì sẽ gặp vấn đề sau :
Phần mềm này chỉ hoạt động hoàn toàn độc lập, không liên kết với bất kỳ phần mềm khách sạn nào nên khi khách phòng kết thúc cuộc gọi, nhân viên lễ tân phải kiểm tra số tiền cước phí trong phần mềm này (tương ứng với cuộc gọi của khách phòng) và nhập số tiền trên vào tài khoản công nợ phải thu của khách phòng đó trên phần mềm khách sạn.
Điều này là vô cùng vất vả bởi vì :
- Nhân viên lễ tân không thể lúc nào cũng ngồi theo dõi trên phần mềm của đơn vị cung cấp tổng đài để lọc ra đâu là cuộc gọi của khách phòng được
- Thông thường, nếu sử dụng phần mềm của đơn vị cung cấp tổng đài, khi khách trả phòng (checkout), nhân viên lễ tân sẽ tiến hành kiểm tra cuộc gọi của khách trên phần mềm tổng đài. Tuy nhiên sẽ rất mất thời gian khi phải tìm kiếm trên danh sách dài rất nhiều cuộc gọi của cả khách sạn mà cũng cần phải làm thủ tục trả phòng (checkout) nhanh cho khách.
2. Giới thiệu chung về phần mềm quản lý tổng đài điện thoại online– STAR PBX
- Áp dụng cho tất cả các loại tổng đài dành cho khách sạn – resort
- Giao diện Tiếng Việt, Tiếng Anh.
- Không giới hạn số lượng máy lẻ (extension)
- Không giới hạn dịch vụ viễn thông
- Cơ chế đón cước, tính cước hoàn toàn tự động. Liên kết tự động với phần mềm quản lý khách sạn – resort
- Hệ thống báo cáo : với nhiều mẫu báo cáo tổng hợp/chi tiết ; theo số máy lẻ; theo phòng ban chức năng; …
- Có chức năng cảnh báo người sử dụng : cảnh báo số điện thoại bị gọi chưa được khai báo (dịch vụ viễn thông mới chưa được cấu hình trong phần mềm)
- Phân quyền người sử dụng : chi tiết đến từng chức năng, từng báo cáo trong phần mềm
